カテゴリー: 文書管理ツール

コンテンツをまとめて管理できる

OpenTextECMの長所は多様性に優れいているところにあります。

近年では、OpenTextECMのような管理システムが増えていますが、OpenTextECMのようにエンタープライズコンテンツに長けている管理システムは少ない状況です。
主に記録と言われているレポート、もしくはメールや画像、音声、動画などを分別して保存されるようになっているシステムなので、このような作業もまとめて行えるようになっています。

ファイルの分類で例えるのであれば、拡張子による分類に近いシステムとなっているのです。

これらの作業を1つずつ行うということも不可能ではありません。
ですが、ジャンル別で仕分けるというのは大変なため、人によっては途中で音を上げてしまう・・・ということもあるでしょう。
そのような問題を補完してくれるのがOpenTextECMなのです。

OpenTextECMは、幅広いコンテンツを的確に分類してくれます。
これにより、エンタープライズコンテンツのような複雑なコンテンツを簡素化できるのです。
分類されていないファイルの中には、すでに使われていない不要なファイルも含まれるでしょう。

このようなファイルを放置していると、後になって削除すべきかどうか検討しないといけなくなります。
ですが、OpenTextECMはファイルそのものの優先度も判別してくれますので、今では使われていないファイルを、一目で理解できるようにしてくれるのです。

適切な管理が行われていると、結果的に人件費削減にもつながります。
そのため、OpenTextECMはコンプライアンスの強化においても評価されています。
そのため、OpenTextECMには操作権限の設定、統制管理をグラフィカルにする機能も備えていますし、感覚的に操作ができるシステムとしても評価されているのです。

スマートな管理においても心強い

OpenTextECMはスマートな管理においても心強い一品です。

企業に蓄積されているコンテンツ、もしくはノウハウなども分類別で分別してくれるので、間違ったコンテンツを共有してしまう心配がありません。
人の手では、どうしてもこのようなミスも起きてしまうので、今ではOpenTextECMのようなシステムが認知度を上げているのです。

さらに、企業のプロフィットも支援しています。
検索機能にはエキスパート検索機能が採用されていますので、良く検索されている語句（キーワード）についても、OpenTextECMであれば一発で表示され、検索をサポートしてくれる仕様になっているのです。

これにより作業全体のスマート化を果たせますし、コンテンツを活用して新しいプロジェクトを起こす際も、ミスのない状態でプロジェクトを起こせます。

DiscoveriesInSiteとは

DiscoveriesInSiteというのは、管理システムの1つとしてポータル、もしくはソリューション別の管理を行うシステムのことです。

ポータルというのは共有できる空間のことだと思ってください。
インターネットでは、ポータルサイトというものが存在しますが、このようなサイトと同じようなものだと思って問題ありません。

というのも、ポータル化されているものは情報の共有も可能となるからです。
近年では、SNSのようなポータルサイトが増えているので、このようなサイトを利用したことがある人であれば、ポータルという意味も良く理解できるかと存じます。

DiscoveriesInSiteによるポータルの良いところは、社内の人たちで決まった情報を共有できるところです。
本来であれば、情報によって人の手による分別が必要となりますが、DiscoveriesInSiteの場合はセキュリティレベルを変更するだけで、共有できる情報（内容）を細かく設定できるのです。

SNSでいうところのルームのようなものです。
ルームには鍵がかかっているため、同じ空間を用いたい場合は鍵の持ち主（ホスト）の承認が必要となります。
DiscoveriesInSiteで扱われる情報の場合も同じ扱いとなりますので、権限を持っている人が情報の共有に対して承認を行っているのです。

また、このように便利な機能を備えているDiscoveriesInSiteですが、レイアウトなども好みのものが選択できるようになっているので、ポータルの環境を状況にあったものへ変更することができます。

他にも、DiscoveriesInSiteにはソリューションの使いで情報の共有、蓄積も行えるようになっています。
ソリューションとは組織内の情報をまとめたもので、計画にそって更新されていく情報でもあります。

本来であれば一部の人しか扱えない情報なのですが、DiscoveriesInSiteはセキュリティレベルの変更が可能なので、多くの人でソリューションを共有することも可能です。

DiscoveriesInSiteは無償版も提供している

DiscoveriesInSiteですが、通常のものはそのままDiscoveriesInSiteとして販売されています。

なので、それ以外で販売されているものは無償版だと思ってください。
無償版というのは、使用後に問題が無ければお買い上げ、もしくは無償のまま一定期間で継続利用できるというサービスです。
なので、DiscoveriesInSiteについて興味がある方は、まずは無償版から使いやすいシステムかチェックしてみると良いでしょう。