ナレッジマネジメントとは？
企業内である社員が蓄積したノウハウや作業を、全員で共有することをいいます。
特定の人が、業務を担当することは多いですが、他の人と情報を共有するなどしないと、その人物にしか把握できません。
会社に属している間は良いですが、その人が退社すると、業務が進まなくなり、最初からやりなおさないとなりません。
これは属人化していまうこととなり、短期の業務ではさほど支障はないですが、長期化するほど、対象となる人物がいなくなれば、会社へのダメージは大きいです。
また、せっかくノウハウや業務を蓄積してきたとしても、属人化すると、他の人にノウハウが伝わらず、人材育成が出来ません。
または専門性のある仕事だと、その人物に頼ることとなり、他の人は対象の仕事をしたくても、やり方がわかりません。
言い換えればブラックボックスになっているとも言え、これは業務のみならず、文書管理にも当てはまります。
文書管理での場合
文書管理でも、取り組みについては、いくつかあります。
情報資産は会社にとって重要なものであり、文書管理は行っていかないとなりません。
しかし単に文書を共有したとしても、いくつか問題が発生します。
まずは探しにくいということがあり、いくら共有しても、管理状態を統一しないとなりません。
社員ごとに自分のルールを作っていることも少なくなく、会社でのルール統一を行うべきです。
文書をまとめるにしても、一定の規則をもって統一します。
また文書共有では重複することも少なくありません。
一度作成した文書を、訂正して新しく共有すると、古い文書も残ることがあります。
とりあえず保存しておこうと思っても、他の社員から見ればゴミであることも多く、たいがい後に使うことはありません。
さらには、単純に共有するだけだと、誰でも文書を見られます。
重要な文書なども誰でも見ることができ、他の人に見られるので、文書共有をしない社員もいます。
文書共有について
まずはどの文書を共有するか、選別しましょう。
誰がどの情報を必要としているのか選別し、社員によっても使う文書は違います。
探しやすいように文書はグループで分けて、部署やプロジェクトごとに分けます。
機密文書とするならば、札を付けるなどして分けておき、機密用として別に保管しましょう。
このようにして共有し、誰でも見て良い文書は、社内全員で共有します。
ただ共有しても、社内の人間が変わる、部署が増えるなどすれば、また新しい変化に対し、どう文書を共有するか考えます。
一度文書管理を行えば終わりではなく、新しい変化にも対応しないと、古い情報が溜まるばかりになります。
変化に対応しないと、情報へのアクセスが出来なくなります。