カテゴリー: その他文書の作成方法

簡潔に書くこと

ビジネス文書の作成するのは、相手に文書として残すことができ内容を正確に伝えることで、ビジネス上のトラブルを回避することができます。

種類には社内文書と社外文書がありますが、どちらも難解な表現をせずに簡潔に分かりやすく書くことがビジネス文書を上手に作成する方法となります。

ビジネス文書では、ですます調で統一するのが基本的な作成方法になります。
しかし、である調を使う場合もありますが、ですます調とである調を混同させないように注意が必要です。
また、ビジネス文書で用いる感じについては常用漢字を用いるのが原則となります。

常用漢字に該当するかを調べるときには表記辞典を参考にします。
ビジネス文書で使われている敬語については3つに分類することができます。
それが尊敬語、謙譲語そして丁寧語になります。

尊敬語を使う場合

尊敬語については、文書の中の動作や状態の主体に着いてビジネス文書を作成する人よりも上位となる人に対して使われる敬語になります。

動詞、助動詞や形容詞の変化を指しますが名詞の語彙の変える場合も尊敬語に含まれることがあります。
尊敬語は古くから利用された表現方法で、昔は階級によって用い方が決められていた表現方法になります。

今日でも皇室典範や慣習によって皇族しか用いられない言葉の表現があります。

謙譲語を使う場合

謙譲語は、ビジネス文書の中でビジネス文書を送られた読み手の人がビジネス文章書いた人よりも上位の場合に使われる敬語になります。

まず謙譲語の場合には2人以上の人物が登場しないといけないです。

謙譲語は、書き手の人が謙るように文章作成することになります。
また、謙譲語の場合には読み手の人に敬意を表す丁寧語として使われるようになります。

謙譲語では、謙った文書になるので、物を贈る時のつまらないものと称することが謙遜をする表現となります。

丁寧語を使う場合

丁寧語は、ビジネス文書の読み手がビジネス文章作成した人よりも上位に該当する場合に使われる言葉になります。
読み手に対する配慮を表すのはもちろんのこと、文法的に語末に使われる現代語であるです、ます、ございますがあります。

日本語の表現方法で敬語を利用するときには地域により異なる場合があります。
東日本では、特定の地域や階層を中心に敬語が発達したことにより改まった場面や状況に限って用いることが多いです。

西日本では幅広い地域と階層で敬語が発達したことにより、改まった場面や状況だけでなく、くだけた場面でも日常的に用いることになります。

そのためビジネス文書を作成するときにも送る相手の地域を考えることも必要になります。

最近ではビジネス文書を用紙として作成せずにメールを利用してビジネス文書を作成することがあります。
メールでビジネス文書を作成するときにも書く目的を曖昧にせずに文書を作成する必要があります。

作成するときの注意点として、仕事を先に進めることを考えて作成する必要があります。

思いやりのある文面

取引先や会社の関係者が入院してしまったときにお見舞い状を書くことがありますが、お見舞い状を書くときにも注意したい言葉や送る相手によって文面を変える必要があります。

病気をして入院した時に送る病気見舞いでは、改まった相手であっても時候の挨拶は不要になります。
そのかわりに相手の安否や心情を気遣って温かみがあって思いやりのある文面になるように注意を行うことになります。

病気見舞いの時期と内容

病気見舞いの手紙を送るときには時期に注意することが必要となります。
送る相手が大変な時なので、変な気遣いをさせないように気配りをすることになります。

取引先や上司の場合には、知らせを聞いたらできるだけ早く病気見舞いの手紙を送ることが礼儀となります。
また、相手の不幸を予期したような印象を与えないように文面にも配慮を行うことが大切になります。

病気見舞の手紙の内容としては、前向きな表現で見舞うことが大変望ましい文章となります。
しかし、わざとらしく明るくすぎる文面や、現場復帰を急かしているような文面や早く復帰することを期待する文面は相手に大変プレッシャーを与えることになるので、相手の立場を考えた心遣いが必要となります。

また、病気見舞いの手紙を送る相手として本人に送る場合には、本人の状態が思わしくない場合には、家族宛に病気見舞の手紙を書くことになります。

相手の安否を気遣うとともに相手の家族をねぎらう言葉を書き添えることを忘れないようにします。

病気見舞いの手紙で使えない表現

病気見舞の手紙を送るのは、相手にとって不幸な出来事によって手紙を受け取ることになるので、文面として使えない表現があります。

他の病気や事故等と比較表現は病気見舞の手紙として使えない文面となります。
あの時よりも軽くてよかった等比較することは大変タブーな表現となります。

病気見舞で手紙を書くのですが、相手にとっては病名や病状を伝えることを憚ることがあります。
それなのに病名や病状を必要以上に聞く文面やないように触れる表現は避けるべき内容だといえます。

病気見舞の手紙なので幸せな内容で手紙を受け取ることではないです。
しかも、症状によって悪化することが大変心配なことになるので、相手の気持ちや気分の持ち方も病状に影響することがあります。

そのため忌み言葉となる不吉な事を連想させる言葉も使わないののが病気見舞の手紙のマナーとなります。

お見舞いメールの場合

取引先ではなく会社の上司の病気見舞のためにメールを送ることが最近では増えています。
部下としては、上司を勇気付けるためにメールで励ましのメッセージを送ることになります。

そのときも上司の一大事になるので不用意な言葉を掛けないように注意することが必要です。
病気見舞のためにメールを送るときにも心理的なプレッシャーを与えるような書き方をしないように注意することが必要です。

これは病気見舞の手紙と同じように注意すべきマナーとなります。