効率的なファイリング方法

契約書などの書類は、ファイリングして管理することも多く、それは一定のルールに基づき行います。
好きかってに行うと、どのファイルがどこにあるのかわからなくなり、探しにくくなります。
方法としては1つに限らず、いくつかあり、社内で使いやすい方法を活用します。

・名前別

取引先相手の名前、担当ごと、商品ごとなど、それぞれのジャンルで区切ってまとめる方法です。
分類としては、図書館のように「あ」から順に、あいうえおと区切っていきます。
これはもっとも一般的なまとめ方と言えるでしょう。

・主題別

何が書かれた文書であるか、その内容によって分けます。
契約書であれば、契約先、施設設備などになります。

・形式別

形式別に分ける方法であり、契約ジャンルの違いにより分けます。
例えば個人向け、法人向けや、月額契約や都度契約などです。

・標題別

契約書のタイトル別に分ける方法です。
ただし契約書は、件名が長いので、この方法は不向きかもしれません。
インデックスとして役立つかもしれません。

・案件ごと

その契約内容の初めから終わりまでを、一通りまとめる方法です。
大きなプロジェクトなどだと、この方法でまとめると管理しやすいですが、案件が多いと、ファイルが増えていきます。

・日時別

契約日時でまとめる方法です。

どの方法でまとめるかは、その契約ごとに適した方法を使う、社内でまとめ方のルールを決めるなどあります。
どのような契約に関しても、1つの方法だけでなく、複数組み合わせて管理することが多いです。

またまとめる方法としては、上司が一括で契約ごとに、どの方法を使うか決めるか、または契約ごとに担当者が決める方法があります。
これもどちらが良いかは、それぞれ利点もデメリットもあり、上司だと部下の不満が出る、都度ごとだと他の人の異議で決まらないことがあります。

データベース化

どのような契約書にしても、どんなまとめ方を決めたとしても、問題は発生するでしょう。
紙の契約書は、1つしかなく、置き場所も必要となってくるので、会社内で保管するとなれば、場所決めが重要です。
部署があれば、他の部署だと使いにくくなり、快適に使える部署でも、人によって管理方法が違います。
社員ごとに使いやすい方法が違うので、全員の納得する方法を探すのは難しいこともあります。

その対策として、1つはデータベース化することも出来ます。
これは契約書を電子データにして、パソコンで一括して管理する方法です。
データベース化すると、電子データなので、置き場所が必要なくなり、また検索システムがあれば、いつでもすぐに探せます。
まとめ方も、難しく考える必要なく、ファイル名などで管理すれば良いです。