自動暗号化
文書管理システムは、サーバーで格納されて管理されることになりますが、この格納されたサーバーの中において、文書は自動で暗号化されています。
社内で個人で文書を管理する場合には暗号化することは難しいですし、それをすべての文書で行うことは不可能に近いことです。
ですが、自動的に格納時に暗号化されるということは、とてもセキュリティを強化することにつながりますのでいいですね。
セキュリティ強化のためにこれまでに色々と対策を社内で立てていたという会社でも、文書管理システムを導入しただけでセキュリティの強化がとても簡単に、シンプルに行えるようになるのです。
暗号化されることは、情報漏えいの対策にもつながります。暗号化されたファイルや文書は使うことができる人でなければ、普通の文書としてみることができませんので、不正アクセスが万が一あった場合でも、大事な会社の文書を守ることができるのです。
改変してコピーをしたりすることができない、サーバーからダウンロードをすることができないなど、社内の文書をしっかりと守ってくれます。
参考：暗号化とは
セキュリティ面で安心できる
安全面を考えて社内の機密文書や社外に漏れては困る会社の情報を文書として残している会社は、これを守るためにセキュリティについても色々と考えなくてはいけませんので大変かもしれませんが、この文書管理システムを導入すれば、暗号化されているので何があっても安心といえるのではないでしょうか。
しかも暗号をかけ忘れてしまわないかという不安もありません。
なぜならデータは自動で格納されるときに暗号化されるからなのです。
ですから暗号をかけ忘れることも一切ありませんし、文書管理を徹底してリスクなく、安全に行うことができるのです。
暗号化ツールといって社内でも、文書を自分たちで暗号化させることができるセキュリティツールもありますが、暗号化が負担になったり、暗号化して拡張子を変えてしまうことでシステムの中でファイルを探すことができなくなるといった不便な面もありました。
ですが暗号化して格納しても検索ができる文書管理システムならその心配もありませんから安心です。
セキュリティがとても高いシステムといえるのです。