資源の共有 |

文書管理システムを利用するメリットの１つとして、資源の共有があります。
資源の共有というのは一体どのようなことなのか、ここで詳しく見ていきましょう。

文書管理システムを利用すれば、すべての文書を一括で管理することになりますね。
そのために情報を共有しやすくなりますし、情報という資産の共有がこれまで以上に簡単になるのです。

知識や情報を収集することによって新しい商品開発につながる会社も出てくるかもしれませんね。
これまで書類は、その部署の特定の人しか見ることができませんでした。

頼めば見る事ができるのかもしれませんが、わざわざその部署に行って頼んで見せてもらうほどのことでもなかったり、そこまでして何をするのかと聞かれたらそこまで大きなことを考えているわけではないので困る、という人もいるのではないでしょうか。

しかし、文書管理システムを導入したことで会社の文書や情報がすべて一括で管理されていますので、部署ごとに管理された文書や情報が分けられているとしても、別の場所にいてもそれを閲覧したり情報や文書を共有することができるようになるわけです。

これを利用することによって先ほどのようにわざわざ他部署に行って頼まなければ見せてもらうことができなかった文書は見せてもらえるようになりますし、便利になります。

情報を共有することができれば、先ほども少し書きましたが、新商品を開発するに当たって新しいアイディアを出すことのきかっけにつながることもあるでしょう。

商品を開発したりそれが商品でなくても、サービスやクライアントにとってメリットにつながる場合もありますので、それが会社にとってメリットになるわけです。

閉鎖的でそれぞれの部署でしか管理しておらず、文書や情報という資産を多く持っていながら、それを共有することができなかった会社は文書管理システムを導入するということにあたりその資産をみんなで共有することができるようになるのです。

もちろんアクセス制御をコントロールすることによって誰でもどんな文書や情報でも見ることができるというわけではなくて、見ることができる情報に制限をかけることもできるようになります。

自由自在に情報という資産を共有して管理することができるようになるのです。