文書管理システムを導入する |

報を共有し合える環境として文書管理システムが整っていれば問題のない話です。
時間と費用の無駄を削減するためにも、適切なシステムの導入を検討することが大切です。

ドキュメント
職場内で管理をする内容はあらかじめ範囲を決めておく必要があります。
例えば顧客リストの中で詳細な個人情報が含まれている文書を管理する場合、全ての人間が管理できる状態にあるのはセキュリティ上望ましくありません。

これまでにも個人情報のデータが漏洩して社会問題に発展した事例が多数存在しているため、個人情報は特に限られた人間だけが管理できる環境を整えておかなければいけません。

また、職場内で機密情報となる非常に大事な文書が存在している場合も、全ての人間が管理できる状態にあると問題があります。

特定の内容を管理する人間をあらかじめ決めておき、職場内で共有できる内容の範囲も導入前に決めておくと良いでしょう。

共有する範囲を決める際には、ただ単に閲覧するだけでなく編集の権限をどこまで設定するかを決める必要があります。

職場内の全員が閲覧できる内容があった場合に、全員に対して編集の権限を与えてしまうと誰かが勝手に内容を変更して書き込みする可能性もあるため、十分検討して設定する必要があります。

職場内でどのような運用をするのかによって導入するシステムの種類も異なりますが、実際に使用する人が使いやすいと実感できるシステムでなければ意味がありません。

システムの導入はあくまでも業務を効率化するためだったのに、使い方がよくわからない、必要な文書を検索して探し出すまでがとても面倒に感じるなど様々な点でデメリットに感じられる部分もあります。

情報漏洩を防ぐためにはセキュリティを重視しなければいけませんが、実際に使用する人にとっては面倒に感じられることが多くなってしまい使い勝手の悪さだけが際立ってしまいます。

セキュリティとユーザビリティをうまく両立させるのは難しいものですが、できるだけ職場内で業務の効率化を優先させるシステムを導入した方が本来の目的を達成できます。

セキュリティに関してはしっかり教育を行い、厳密に管理できる環境を整えておくことが大切です。