カテゴリー: ビジネス文書の作成方法

形式を守る必要がある

一般的な手紙と異なりビジネス文書は、デスクワークを行っている人にとっては必ず理解しておかなければいけない文書になります。

また最近ではメールを利用してビジネス文書のやり取りを行うことがありますが、この場合でもビジネス文書の形式を守る必要があります。

ビジネス文書は、一般的に用紙を利用した情報を伝達するものですか、一般的には1枚の用紙で情報を終了させるのが理想的と言われています。

必要すべき情報としてビジネス文書を作成した日付、このビジネス文書を渡すべき相手の宛先、ビジネス文書を作成した人の氏名又は名称、ビジネス文書の情報の種類のためのタイトルを記載することになります。

タイトルに従った情報を記載する必要があるため、タイトルは正確にそして相手にわかりやすい書き方が理想です。ビジネス文書では、省略しない挨拶文から始まります。
取引関係との情報伝達や社内での情報伝達であっても儀礼的な文書となる挨拶を記載することになります。

これらの必要な記載が終了してから本文と補足情報を記載することになります。
伝えたい内容を明瞭簡潔に記載して相手に伝える必要があるので、書き慣れている人と書き慣れていない人ではビジネス文書に大きな差がでることになります。

そのため制作したビジネス文書は、チェックしてもらう必要があります。

重要な記がきの記載

ビジネス文書では、記がきと呼ばれる文書作成があります。
この記がきの文章は記で始まり以上で終わるビジネス文書独自の表記方法となります。

ビジネス文書で記載する本文とは別に重要な内容やポイントとなる内容を箇条書きに記載することになります。
また、事記載された記がきについてはわかりやすくまとめた書式になるので、通知するときによく利用される文書にもなります。

この記がきの方法は、用紙を利用したビジネス文書だけでなくメールでも活用できる表示方法となります。
特にメールの場合には、このこビジネス文書の記がきの部分を簡潔にまとめ直してもわかりやすく伝えることができます。

記がきで気をつけたいこととメリット

記がきを利用する時に注意したいのが、箇条書きで書かれる書き方です。
この記がきを横書きで使う場合には、前文の記または下記を最初に利用しますが、縦書きで記がきを使う場合には前文に用いるのは左記の通りのように左記を用いることになるので注意が必要となります。

ビジネス文書に記がきを利用するメリットとしては、ビジネス文章中で記がきを用いるとその文書が大変目立つことになります。
そのため必要事項や重要事項を記がきにすることで相手に伝えたいことを強調することができます。

また、ビジネス文書に目を通す時間が確保できないほど忙しい場合でも、記がきに目を通すことで相手に知らせたい内容がわかることになります。

そのためビジネス文書では記がきは大変重要な文書になります。

文書作成のスキルを試す資格

社会人として正しいビジネス文書を作成するスキルはどんな職種であっても身につけておくべきだと考えられます。
ビジネス上では一般的だと考えられている言葉は日常的に口語で使用しない言葉使いも多いため、実際に文書を作成しようと思ってもなかなかうまく形にできずに頭を抱えてしまう方も多いです。

一人前の社会人として仕事を行ううえで、知らなかったから仕方がないでは済まされません。
知らなかった事は積極的に覚えていこうとする意識がなければ、立派な社会人として認められないものです。

文書管理でも文書作成のスキルは必須とも言えるため、一般常識のひとつとして正しい文書作成能力を身につけることが大切です。

正しいビジネス文書を書き表す能力を育てるために実施されているのが、ビジネス文書検定です。
主催している団体は2種類あり、実務技能検定協会は主に一般向けで全国商業高等学校協会（全商）は主に高校生向けの資格になっています。

ビジネス文書検定の概要

実務技能検定協会が主催しているビジネス文書検定は3級から1級までがあります。
受験資格は特に設定されていないため、どなたでも挑戦することができる資格になります。

複数の級を同じ日に受験することも可能で、より上位級の資格取得を目指している方には効率良く学習できるようになっています。
受験地は各都道府県の主要都市を中心に実施されています。

ビジネス文書検定の出題範囲は3つの領域に分かれています。
表記技能の領域では、ビジネス文書を作成するために必要な用字や用語を使いこなせるスキルが求められます。

ビジネス文書特有の言い回しを適切に使うことができるかが試されます。
表現技能の領域では、わかりやすくて礼儀正しい文章がしっかり書くことができるかが試されます。

よくわからない言い回しになって、回りくどく伝えようとする文章になってしまうと、ビジネスの場においてかなり不利になる可能性が高くなります。

適材適所の表現を使用できるスキルがなければいけません。
実務技能の領域では、実際に社内向けあるいは社外向けの文書をきちんと作成できるスキルが問われます。

文書管理における取扱方法についても専門的な知識が要求されることになります。
3級から1級まで出題される領域は共通していますが、それぞれの等級で難易度がかなり違います。

3級は簡単な内容で、一般常識があればさほど苦労せずに資格取得を目指すことができますが、2級や1級についてはかなり難しい内容になるため事前に時間をかけて学習しておかなければいけません。

専用のテキストや過去問題集を使用しながら独学で勉強することもできますし、専門スクールに通学してスキルを習得する選択肢もあります。