大興電子通信「EdiGate/POST」

クラウド型電子化サービス

種類を低コストで、電子化できるサービスであり、納期短縮にも繋がります。
社内システムと連携すると、仕入れ先の注文書や領収書など、紙の書類を電子化することができ、コスト削減に繋がります。
リードタイムを短くすることもでき、操作方法はシンプルで簡単になっているので、誰でも利用できます。

サービスには3つの特徴があります。
帳票データは、自動配信でき、電子化した後は取引先に自動的に送信されます。
これによって、送信先を指定する手間が省け、時間短縮につなげます。
容量の大きなデータも送信することができ、SSLなどの暗号化通信に対応しているので、セキュアにデータ交換が出来ます。
操作は簡単でシンプルになっており、ネットに接続するだけで使うことが出来るので、特別な操作やインストールも必要ありません。
仕入れ先などの帳票データを使うことも出来ます。

クラウド型のサービスとなっているので、専用のサーバーを構築する必要はなく、インターネットに接続できる環境があれば、誰でも使えます。
新規ソフトのインストールも必要なく、環境設定も必要なく、すぐに導入できるサービスです。
従来のシステムだと、サーバーなど導入コストが大幅にかかるのはもちろん、ソフトウェアの更新も必要でした。
更新しないと、古いシステムのまま使うこととなるのもちろん、ソフトウェア更新にコストがかかることもありました。

しかし、クラウド型サービスを利用すれば、更新もインストールも必要なく使うことができ、専用の知識のないような方でも使えます。
またパソコンのOSを問わずに使うことができ、タブレットなど、ネットに接続できる環境があれば、外出先などでも使えます。

導入効果がある

システムを社内に導入すると、いくつかの効果を見込めます。

電子化によってペーパーレスとなるので、紙のデータと比べて、印刷などにコストをかける必要がなくなり、仕分けなども簡単できるので、大幅なコスト削減に繋がります。
複製するのもすぐに行うことができ、電子化するメリットは多数あります。
電子データは、パソコンの画面で入力を行うので、修正するのも簡単であり、作成の時間を短くできます。
また取引先に送信、データ作成などは、すべて記録として残るので、誰が行ったかもわかり、セキュリティを高められます。
送信記録も残るので、送信し忘れる、送信したかわからないということも避けられます。

特に取引先が多いような会社ほど、導入のメリットは大きくコストを削減出来ます。
取引先とのやりとりの書類は電子データにすることができ、わざわざ紙を購入するコストも必要なく、電子化すると作成から削除まで扱いやすいです。

ソルクシーズ「Fleekdrive」

クラウド型サービス

企業向けのセキュアで便利なクラウド型のサービスとなっており、共有サービスです。
重要なファイルが、社外に流出することを防ぎ、許可されたユーザー間でファイルを共有できます。
文書管理、処理自動化など、システムでは豊富な機能を備えており、セキュリティは頑丈です。

サービスには2つあり、高機能なビジネスエディション、機能限定のチームエディションの2つあります。

大きな特徴として、セキュリティ強化の機能が多いことです。
ユーザーがログインしてから退席するまでのすべての操作は記録され、過去5年分の記録が残されます。
接続するIPは制限することもでき、決められたユーザーのみアクセス許可も可能です。
ビジネスエディションであれば、フォルダ単位でも、制限できます。
さらにはPDFファイルをダウンロードするときは、セキュリティを設定でき、印刷無効化、コピー無効化など、いくつかの設定が可能です。

サービスの機能

・ツリービュー

ファイルを階層によって一覧で表示するので、見やすく、ファイル管理もしやすく、多数のファイルがあっても、簡単に管理できます。
階層には制限がないので、管理しやすい構造に出来ます。

・アップロード

マウスのみでファイルを移動させるだけでアップロードでき、難しい操作は必要ありません。
アップロード時には、ウイルスチェックを行うので、感染したファイルを除去できます。

・Officeファイル編集

Officeツールの入っていないパソコンでも、システム上で編集できるので、ソフトを導入する必要がなく、コストを削減できます。
また、複数のパソコンによって、同時に編集もでき、他のパソコンで編集中は表示されるので、わかりやすいです。
サーバーで同期するので、リアルタイムで編集できます。

・ファイル共有

権限を持ったユーザーがフォルダを作成でき、誰と共有するか決定できるので、誰でもファイルを作ることなく、管理しやすくします。
また、管理者以外は、招待しないとフォルダを作ることができず、一定のセキュリティを保てます。
フォルダをコピーや編集に関しても、管理者がユーザーごとに分けて権限を与えられます。

・ビューワ

ビューワが備わっているので、PSDなどAdobeのファイル、Officeファイルなど、専用ソフトがなくても見られます。

・ダウンロード

アカウントを持っていないような人であれば、メールに添付してファイルを送れます。
ダウンロード専用のURLも作成できるので、アカウントのない人でも、URLからダウンロードできます。
URLを使えばどんなファイルでもダウンロードでき、特に動画などの容量の大きくなっているファイルをダウンロードするのに適します。

文書管理ガイドラインが改正

改正の経緯

2009年に公文書管理法が制定され、公文書の管理について定めています。
文書の作成から保存まで、全体の管理方法についてまとめている法案です。
これを具体的にするために、行政文書の管理に関するガイドラインが作られました。
作成から保存はもちろん、管理態勢、移行や廃棄など、すべてにおいての管理方法についてまとめています。
また作成した文書に対する、保存期間も決められています。

ただ、この中の法案では、1年未満の保存期間に該当する文書の扱いがあいまいとなっており、問題になりました。
法案では、軽微な内容である文書は作成する必要がなく、歴史公文書に該当しなければ、作成しても保存期間は1年未満となり、すぐ廃棄する事も可能です。

そのために、保存期間1年未満の文書は、その機関の考えによって、どれが該当するかを決めることができ、たとえ重要であると思われる文書でも、不都合があれば、廃棄できました。

さらにもう1つの問題としては、文書の組織での共有です。
職務で作成した文書に対しては、共有すべきと法案で決められていますが、個人で作成した文書であれば、共有の必要はないのです。
つまりは、いくら業務用に使う文書としても、個人用としてしまえば、共有の必要はなく、勝手に廃棄できます。
これには、上司ヘノ報告用文書など、業務で使う書類でも、個人用と決めることが出来ます。

このような問題があったので、ガイドラインの改正が始まり、問題点をカバーするように、法案内容が変更されました。

ガイドラインの主な内容

まずは1年未満で廃棄しても良いという文書については、いくつか分類を上げて、具体化しました。
それは、写しの書類、業務連絡用、問い合わせ対応内容、意思決定途中で作成した文書など7つに分けられます。

ただこれでも、まだ個人用に作成した文書については言及されておらず、抜け道は残したままとなります。
これについては、今後のさらなる改正によって、対応されることでしょう。

また、もう1つ改正で重要となる部分は、誰かとの打ち合わせについてです。
従来はこの範囲については規定はなかったために、記録する必要はなく、後で確認しようとしても、言った言わないと口論になることもありました。
しかし改正では、該当する事項に対する打ち合わせについては、文書を作成し記録するようにと決められました。

文書作成では、打ち合わせの相手方の確認を取るようにする、さらには、正確性を出来るだけ確保するようにと決められました。
そして、記録することが難しいような場合は、そのことも記録に残すようになっています。
これによって、重要な事柄の打ち合わせ内容については、文書として記録されるので、後で確認すれば、どのような内容かわかります。