文書管理システムの便利な機能
文書管理システムではアクセス制御も機能として可能です。
アクセス制御、これは利用者、グループによって機能制限がかけられるのです。
見る必要がある人が見れる文書を閲覧可能になるので、セキュリティがこれまで以上に強化されることになるでしょう。
アクセス制御をすることによって職位によって見ることができる文書と見ることができない文書を明確にすることができます。
職員の職位、所属している部署、職位と所属部署、担当しているプロジェクトなどで分けてアクセス制御をすることができるので、本当に見る必要がある人が見ることができるように文書を管理することができるようになるのです。
また削除する権利や印刷する権利、媒体にダウンロードする権利、アップロードする権利など、色々と権利がありますが、これらも職位によって変えることができるというのも特徴です。
通常社内でこれだけのアクセス制御をかけようと思ったらパソコンのシステムの中でしたら可能かも知れませんが、パソコンでも限界があります。
システムによるメリット
また書類にしている場合には、鍵をかけたりどこに何をしまうのか、そういったことなどを細かく分けなければいけませんので大変になると思います。
ですが文書管理システムを導入してアクセス制御を利用すればそれが手軽にできるようになるのです。
厳密にアクセス制御をすることができるのも文書管理システムの特徴ですから、文書によってアクセスコントロールをしたいと思っている会社にはぴったりのシステムなのです。
アクセスコントロールだけでなく、先ほど紹介したような各種操作の禁止なども設定することができます。
情報漏えいを防止して、文書を守る仕組みといってもいいでしょう。
ここまでを社内のパソコンの中で何とかしようというのは大変なことですから、それを文書管理システムとして一括で統括してもらえるのは会社としても便利ですね。
円滑に厳格に、管理して文書管理をしたいと思っている会社にとっては、厳格なアクセスコントロールが可能になりますので、これまで以上に社内文書に対するセキュリティを考えることなく強化することができるようになります。
導入してセキュリティ面をアップしている会社は今増えています。