バックアップの重要性
文書管理システムを使えば、バックアップも可能です。
文書管理システムを使っている会社と、使っていない会社ではその危機管理体制やリスク体制なども違っているのです。
使っていない会社はバックアップをどうやって取っているのでしょうか。
例えば別の場所に文書を保管しているとか、パソコンのデータはどこ別の保管できるツール、例えばUSBメモリースティックに保管しているとか、色々なことが考えられますが、これらは火災が起きてしまったとき、地震や洪水になって町全体が被害にあったときにはどうなるのでしょうか。
会社が地震の被害にあって壊滅してしまった、火災で燃えてしまったら保存していたデータ、バックアップを取っていたスティックも社内になった場合、これは完全なるバックアップとは言えないでしょう。
これらをすべて奪われてしまいますし手放すことになってしまいます。
その点文書バックアップを利用していれば安心です。
なぜなら、文書バックアップは、その場に存在していないからです。
サーバーを利用して格納して管理していますので、目に見える場所として存在しているわけではないので、火災が起きても地震があっても洪水で町が壊滅状態になったとしても存在しているのです。
サーバー内への保管が重要
サーバーが一時的に天災によってダウンすることはもちろんあるでしょう。
しかし、サーバーの復旧は可能です。そしてサーバーの中に保管していたものはすべて残されているので、何があっても、サーバー内に保管している文書を消去しない限りはそこにあるのです。
これこそ完璧なバックアップといってもいいかもしれませんね。
万が一のときには復旧することができますし、会社に何かあっても町全体に何かあったとしてもバックアップが普及すれば手元に保管していた文書は戻るのです。
文書管理システムを利用する会社によってはバックアップをメインにして利用しているところもあるでしょう。
自分の会社で自分たちだけでは守ることができない文書をしっかりと守ることができる文書管理システム、バックアップ機能があるのはありがたいですし会社にとってはとても助かることですよね。
万一のときに備えて、今から文書管理システムを導入しても決して遅くはないですね。