保管方法
会社の必要なビジネス文書をファイリングするときには、そのビジネス文書がどのような文章なのかによって対応が異なります。
一時的なビジネスで今後利用しないビジネス文書であるならば廃棄することも検討できます。
しかし、使用頻度の高いビジネス文書になると簡単に廃棄することができず、いつでも利用できるように保管することになります。
この時に保管の仕方に選択肢があります。紙の文書であっても長く保管していくと紙の傷みがあるため頻繁に利用する場合には適した保存方法でなくなります。
そこで電子文書として利用する方法があります。
頻繁に使う場合には、原本を別に保管しておき電子文書にして多くの人が共有して利用できる状況にしておくことで原本の劣化を防ぐことができます。
文書として確認することができれば問題のないビジネス文書ならば、電子文書にすることで保管する場所を減らすことができます。
バックアップや複数のパソコンに保管しておくことで誰でも共有することができ、閲覧することが可能となります。
今後増えていく保管方法になります。
社外秘や機密文書の場合には紙の文書として保管することになりますが、できるだけ劣化しないように保管する必要があります。
そのため真空状態にして保管することで劣化を遅らせることができます。
ファイリングの選択
ファイリングするビジネス文書を、今後どのように利用するか検討しなければファイリングすることができないです。
最初に行うのは必要なものと不必要なビジネス文書に分ける作業を行います。
企業内であれば社員と相談をして必要なビジネス文書だけを残すことにします。
廃棄するビジネス文書もシュレッダーや専門業者に依頼をして廃棄することが必要となります。
必要なビジネス文書を保存しておいても便利に利用できなければ単なる保管しているビジネス文書になってしまいます。
いつでも閲覧できる状況にしておくために整理整頓しておくことが必要です。
複数のファイルを利用するならばわかりやすいように分類しておくことが必要となります。
また、必要でないビジネス文書に関しては、迅速に処分することです。
必要でないからといってそのままファイルに閉じておくよりは、迅速に処分をして新たなビジネス文書を閉じれるようにスペースを確保することも上手なファイリングの方法となります。
ビジネス文書を保管する選択を行う前に、一時的に保存しておく場所を確保することも必要となります。
重要なファイルとして認識する前のビジネス文書は、今後進めていく仕事の中で重要なビジネス文書に該当することがあります。
そのため一時的に保存できる場所を確保することで、その後のファイリングを容易に進めることができます。
また、保管しておくビジネス文書に関しては、保管した年代毎に保存しておくことで一定期間を経過したビジネス文書は倉庫などの別の場所に保管することで必要な場所を確保することができます。
法律により保存が決められている文書であっても保存期間を過ぎれば処分できるので、年度ごとの保存は大変有効なファイリング方法です。
