整理整頓が大変
プライベートの文書で整理整頓が大変なのが年賀状です。
毎年年賀はがきを利用して新年の挨拶をしている場合には、年賀状が年毎にたまっていくことになります。
プライベートな付き合いが増えていくことで年賀はがきも増えていくことになります。
また、企業からの年賀状も取引をすれば年賀状が送られてきます。
車の購入や車検、マイホームに関する企業など物を購入することで年賀状が増えることになります。
お年玉付き年賀はがきだけでなく企業向けの年賀はがきでは、そのまま保存しておくこともできますが、毎年数十枚の年賀はがきがたまっていくことで保存が大変になります。
そこで電子文書として保存する方法があります。
スキャナーとパソコンを利用することで年賀はがきを保存する方法があります。
電子文書保存
パソコンにドキュメントファイルを作成して年賀はがきを保存していけば、かさ張る年賀はがき自体を保存せずに済みます。
スキャナーのコストが出費となりますが年賀はがき以外にも本の必要なページなどいろいろ紙面文書を保存することができます。
個人経営を行っている場合には必要な書類が数多くあります。
確定申告の時に必要な書類として、保険の証明書や健康保険の書類等いろんな書類が必要となるので、紛失しないように注意が必要です。
そこで利用したいのがクリアファイルとなっているA4タイプのバインダーです。
確定申告に利用する書類は1年の間に郵送で届くことになります。
そのためいつ届いたか忘れてしまうので、郵送で届いた時に全てクリアファイルに保存しておきます。
また、毎月送られてくる請求書に関しては、理想として月ごとに保存することで帳簿の記載にも大変便利です。
そこでクリアファイルを複数用意して分類しながら保存することで紛失することを防ぐことができます。
できればクリアファイルの背表紙の色を変えることで区分が容易になります。
領収書等の場合
個人経営で1番大変な書類整理が領収書になります。
支払いをすることで必ず領収書をもらうことになるので、毎月多くの領収書の整理に追われてしまいます。
また、領収書については日付ごとに帳簿に記載することになるので日付順に整理整頓することが理想となります。
そこで便利なアイテムとして状差しがあります。
このアイテムは文具メーカーから発売されている商品ですが、領収書を受け取った順番にこの状差しに差していくことで日付順に領収書は並ぶことになります。
そのため帳簿記載をするときには大変便利なアイテムとなります。
帳簿記載が終了した領収書は、保管する義務があります。
そこで利用したいのがノートやスクラップブックに日付順に貼っていくことです。
サイズによって異なりますがB4サイズなら1年間の領収書を1冊で貼り終えます。
そのため1年ごとにプライベートな文章である領収書を保存することが可能となります。
また、請求書に関しては企業別に綴紐で閉じる方法があります。
請求書に関しては両面に記載されていることがあるので、ノート等に貼ってしまうと裏面の確認ができないためこの方法が便利です。