需要が増えている
ビジネス文書として電子メールが増えたことにより電子文書を一般的な紙と同じように利用されています。
また、電子文書法では電磁的記録と呼ばれている物を電子文書として利用していますが、大きなメリットがあるため今後も需要が増えていきます。
電子文書を利用するメリットとしては、 インターネットの光通信システムを利用することで紙のビジネス文書の投函やfaxよりも早く相手に送信することができます。
その結果ビジネス上の取引を早くお互いが済ませるもしくは交渉を行えることになります。
また、ビジネス文書の中でも通知や案内を行う時に早くそしてコストを低くを抑えることができるので、電子文書としてビジネス文書は今後も増え続けていくことになります。
一方で問題となるのが大量に増えたビジネス文書などの電子文書を保存する問題です。
用紙として実態がないため証拠能力が弱いのが電子文書となります。
そのため最終合意の契約書に関しては今までと同じように用紙を利用して終了することになります。
しかし、ビジネス契約の課程経過を考えれば電子文書を利用する方が早く行えるメリットがあるため今後も増加傾向にあります。
電子文書の保存
ビジネス文書を電子文書として利用するときには、最終的に保管や保存をする時の注意が必要となります。
通常電子文書はパソコン、タブレットやスマートフォンに保存することになりますが、会社の重要なビジネス文書では会社のパソコンに保存することになります。
しかし、パソコンに保存した場合には、パソコンのハードディスクが壊れる場合や不正アクセスを行われることで大事な電子文書の漏洩の心配があります。
そのためウィルスソフトやパスワードの徹底を行っても100%安心できないのが電子文書の管理になります。
また、電子文書として保存する場合にも必要な電子文書を瞬時にアクセス出来なければ、急ぎのときには大変デメリットになります。
そのため電子文書の保存に関しても閲覧や検索ができるソフトや文書設定を行うことが必要となります。
安心な電子文書の保存
電子文書も安全に保存するためにはアクセスできないように保存することが1番安心できる方法となります。
アクセスできないようにするためには、USBメモリや外部ハードディスクをパソコンから外して保存することも安心できる方法ですが、パソコン自体をインターネットがアクセスできる環境にしないことも安心できる保存方法になります。
また、バックアップを利用することでパソコンが壊れた時の対応が安心できます。
そのため複数のバックアップを異なる保存方法で行うことも安全な保存方法となります。
また最近では第三者の企業で電子文書の管理を依頼することができますが、コスト面の問題もあるため企業によっては利用できない場合があります。
そのためにも電子文書の保存には十分に注意する必要があります。