専門家の役割
文書管理のコンサルタントも存在し、管理を任せることが出来ます。
顧客からのヒアリングに始まり、問題点を洗い出し、要望を分析、そして解決までのプロセスを設計します。
いくらコンサルタントといっても、会社の文書管理を行うのは社員仕事であり、代行するような役目ではなく、管理のための道筋を作ってくれます。
しかし、計画を立てないと管理は始まらず、計画からまず始めることになります。
もしも管理するための最初の一歩がなかなか出ないとなれば、コンサルタントを使うのも良いでしょう。
いくつもの事例を扱ってきているので、会社の人に、出来そうな道筋を作ってくれます。
道筋を立てるのと同時に、コンサルタントは社員のやる気も引き出します。
特に文書が溜まってしまい、営業など、普段文書に触れる機会の少ない社員ほど、やりたくないと思うことも多いです。
そのような人たちの気持ちを考え、やる気を出させてくれるのも、コンサルタントです。
顧客の依頼した内容の問題を明確にして、文書管理を行うメリットを出し、社員の意識を改革し、会社組織が1つとなり楽しみながら管理が出来るようにします。
管理を行うと言っても、嫌々では十分に効率が出ず、一度行えば終わりになってしまいます。
そのために、管理する社員がやる気を出すことが、まず最初にやるべき事です。
依頼する時のメリット
文書管理は、何もコンサルタントに依頼しないと出来ないということはありません。
社員が自主的に行うことも可能となっていますが、依頼するメリットはあります。
また社員が行うと、依頼コストを使わずに済み、依頼するかどうかは、その状況で判断することになるでしょう。
社員のみで行うと、計画通りに進められないと、行程に狂いが生じるなど、デメリットもあります。
・効率的に手順を示してくれる
・社員のやる気を引き出す
・教育プログラムがある
・社内の社員ごとの考えの違いを吸収する
このようなメリットがあります。
しかし、もちろんコンサルタントに依頼するデメリットもあります。
・依頼費用がかかる
・コンサルタントの質が依頼するまでわからない
・契約期間があり、延長はコストが余計に発生する
この反面、自社で依頼せずに行うとなれば、依頼費用がかからない、期間を考えず管理を行えるなどありますが、それには知識が必要です。
これらのメリットやデメリットの両方を踏まえて、依頼する方が良いのか、それとも自社で自分たちだけで行うべきか決めることになります。
依頼するべきかどうかは、やはり社員のみで行える知識があるか、やる気があるかにかかっています。
また、計画段階だけを依頼し、設計は自分たちで行うなど、管理にしても部分的に依頼する事も可能です。