ビジネス文書のコツ
他の会社や他のスタッフと差をつけるためのビジネス文書を書くコツをここでは紹介したいと思います。
まず文章を目にしたときにわかりやすいこと、これは基本ですね。
一文を短くするように心がけてみてはいかがでしょうか。ダラダラと書いていると、主語と述語の関係がおかしくなりますし読みにくい文章になってしまいますので、一文短くまとめるようにしてみてください。それだけでかなりスマートなビジネス文書になります。そして主張、結論がある場合は先に出すことも大事です。
文章というのは実は半分も伝わらないことだという考え方を元に、先に主張を登場させることで、簡潔で、ありのままの状態を表現することができるようになると思います。
そして述語はできるだけ省略しないことです。
注意点
述語を省略する人がいるのですが、それはいけません。
述語を省略してしまうと変な文章になりますので意味が通じませんから、もし述語が省略されているかもしれないと思ったら文章を２つに分けるといいでしょう。
それからよくあるのが重複した表現です。例えば違和感を感じるなどと書いたことがありませんか？違和感を感じるというのは、違和感ですでに感じているわけですから重複した表現になります。
重複していると、読んでいる人にとってはそれこそ違和感になってしまいますので、一度に信頼をなくすこともありますので、ビジネス文書を記載する際は、しっかり重複していないかどうかなどもチェックしておいたほうがいいでしょう。
そして否定文の場合は二重否定を避けましょう。これは、なかなか難しいのですが、「あんなことがなければ、こんなこともなかった」これですね。
この場合は「あのことのせいで、このことがおきた」と表現したほうがスマートだと思いませんか？ちょっと例えがシンプルすぎたかもしれませんが、否定文を二重に使わないことです。
とにかくシンプルに、まわりくどくしてしまうといけませんから完結に表現してあげましょう。
抽象的な言葉を使うことがまわりくどさにつながりますので、まわりくどさを出さないためにも簡潔に、まとめましょう。
そして形容詞、修飾語はついつい使ってしまいますが、こちらも使いすぎはよくありませんから、使いすぎないように連続して使わないようにします。
具体的な例を入れたり表現を入れたりするとわかりやすいかもしれませんね。
例えば御社のおかげでわが社の売り上げは上がりました、よりは、御社のおかげでわが社の売り上げは１．５倍に増えましたといったように表現するといいでしょう。
