正しい内容を書き残す
文書管理の実力が最大限発揮されるのは記録のための文書を作成する時です。
詳細な内容を記録として書き残す必要がある場合や、要点をまとめて簡潔にする場合もあります。
議事録
職場内などの会議でどのような内容の議題が話し合いされて、どのような結論になったのかを記録します。
全ての内容を書き残すのは大変な作業になり、議事録を見る人にとっても大変な労力になります。
議事録をまとめる際には簡潔な文書になるように心がけて下さい
一般的な様式は決まりがあるため、その内容に沿ってわかりやすくまとめましょう。
議事録の中で絶対に記載する内容は会議を開いた日時と場所、出席者、議題、議事の経過や結果です。
これらの項目だけは絶対に外せないので特に議事の経過や結果についてはメモを残しながらまとめてください。
人事録
職場内の人事を記録している文書を人事録と言います。
官公庁や各自治体の職員は職員録として記録に残されている場合が多いです
人事録では職場の部署と役職、個人名が記載されています。
個人名の後に敬称を付ける必要はありません。
場合によっては職場の電話番号が記載される場合もあります。
職場の中にはあらかじめテンプレートが決められている場合があるため、事例に沿って適切に記載する必要があります。
人事異動がある度に記載内容が変更されるため、文書管理を行う方は大変な思いをされる場合があります。
統計やデータ
職場によってはこれまでの実績を示すために統計をまとめた文書を作成する場合があります。
表やグラフを作成する場合があるため、文章の作成能力以外にも図形の作成能力を習得する必要があります。
表を作成する場合はマイクロソフトの表計算ソフト・Excelが便利です。
簡単にわかりやすい表を作成できるだけでなく、表計算も簡単に実装できるため、わかりやすい統計データを作成することができます。
Excelの使い方はパソコン操作に慣れている方なら直感的に使いこなせると考えられます。
基本的には表作成のスキルがあれば良いので、難しいマクロを組むスキルまでは求められません。
Excelは入力したデータを元にして簡単にグラフを作成する機能も備わっています。
作成できるグラフは棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなどわかりやすく記録を表示させる機能がしっかりと備わっています。
グラフの作成となれば難しそうに感じる方も多いですが、データを入力してどのようなグラフのレイアウトを決めるだけなので特別難しいことはありません。
またExcelで作成したデータを活用してWordでグラフを作成することもできますので、使いやすい方を選択できます。
文書管理を行うためにはExcelやWordをある程度使えるスキルは必須になることを覚えておきましょう。