簡潔に書くこと
ビジネス文書の作成するのは、相手に文書として残すことができ内容を正確に伝えることで、ビジネス上のトラブルを回避することができます。
種類には社内文書と社外文書がありますが、どちらも難解な表現をせずに簡潔に分かりやすく書くことがビジネス文書を上手に作成する方法となります。
ビジネス文書では、ですます調で統一するのが基本的な作成方法になります。
しかし、である調を使う場合もありますが、ですます調とである調を混同させないように注意が必要です。
また、ビジネス文書で用いる感じについては常用漢字を用いるのが原則となります。
常用漢字に該当するかを調べるときには表記辞典を参考にします。
ビジネス文書で使われている敬語については3つに分類することができます。
それが尊敬語、謙譲語そして丁寧語になります。
尊敬語を使う場合
尊敬語については、文書の中の動作や状態の主体に着いてビジネス文書を作成する人よりも上位となる人に対して使われる敬語になります。
動詞、助動詞や形容詞の変化を指しますが名詞の語彙の変える場合も尊敬語に含まれることがあります。
尊敬語は古くから利用された表現方法で、昔は階級によって用い方が決められていた表現方法になります。
今日でも皇室典範や慣習によって皇族しか用いられない言葉の表現があります。
謙譲語を使う場合
謙譲語は、ビジネス文書の中でビジネス文書を送られた読み手の人がビジネス文章書いた人よりも上位の場合に使われる敬語になります。
まず謙譲語の場合には2人以上の人物が登場しないといけないです。
謙譲語は、書き手の人が謙るように文章作成することになります。
また、謙譲語の場合には読み手の人に敬意を表す丁寧語として使われるようになります。
謙譲語では、謙った文書になるので、物を贈る時のつまらないものと称することが謙遜をする表現となります。
丁寧語を使う場合
丁寧語は、ビジネス文書の読み手がビジネス文章作成した人よりも上位に該当する場合に使われる言葉になります。
読み手に対する配慮を表すのはもちろんのこと、文法的に語末に使われる現代語であるです、ます、ございますがあります。
日本語の表現方法で敬語を利用するときには地域により異なる場合があります。
東日本では、特定の地域や階層を中心に敬語が発達したことにより改まった場面や状況に限って用いることが多いです。
西日本では幅広い地域と階層で敬語が発達したことにより、改まった場面や状況だけでなく、くだけた場面でも日常的に用いることになります。
そのためビジネス文書を作成するときにも送る相手の地域を考えることも必要になります。
最近ではビジネス文書を用紙として作成せずにメールを利用してビジネス文書を作成することがあります。
メールでビジネス文書を作成するときにも書く目的を曖昧にせずに文書を作成する必要があります。
作成するときの注意点として、仕事を先に進めることを考えて作成する必要があります。