プロセスの厳格化を果たしてくれる
xStraContentsSuite契約書管理モデルの長所は、なんといっても作業ワークフローを厳格化してくれることです。
作業ワークフローを作成した際、不要なワークフローが混じっているか自動で判断してくれるのです。
また、ワークフロー全体に対して、現在の作業がどの程度進んでいるのかも明らかにしてくれます。
つまり、xStraContentsSuite契約書管理モデルを使用すると、ワークフローに対しての可視化が行えるのです。
可視化というのは、人間の目で見て簡単に判別ができる状況を言います。
例えば、文書が作成され上の部署に文書が移動した際、本来であれば承認ワークフローを経ているかのチェックが入ります。
従来であれば、これを人の手で行う必要があるのですが、それほど重要度の高くないファイルに対して、目視作業を何度も繰り返すのは大変です。
しかし、xStraContentsSuite契約書管理モデルを使用することで、その目視作業を軽減できるのです。
xStraContentsSuite契約書管理モデルがシステムにより、自動的にどの程度の段階まで進んでいるのかチェックしてくれますので、後は文書の確認、承認に必要な作業を施すだけで、ワークフローは安定して次の段階へ進みます。
また、このような自動判別機能だけでなく、保管してくれる機能もxStraContentsSuite契約書管理モデルにはあります。
ファイルの保管というのは、ファイルごとの分別、セキュリティ上の重要度をチェックすることです。
重要なファイルが誰にでも見れる状況にあると、社内の重要な情報が外に漏れてしまいます。
そのような問題をまとめて管理してくれるシステムが、xStraContentsSuite契約書管理モデルには搭載されているのです。
さらに、xStraContentsSuite契約書管理モデルにより、紐付きの状態で管理することもできます。
紐付きとは、関連性の強いファイル同士を自動的に結びつけてくれる機能です。
これにより、目視で1つずつファイルを分別する、フォルダ分けをする必要もありません。
また、人件費削減につながるため、コストパフォーマンス向上にもつながるのが、xStraContentsSuite契約書管理モデルの特長でもあります。
コスト削減においても役立つ
コスト削減について補足させていただきますが、xStraContentsSuite契約書管理モデルは、文書の内容を正確に読み取り更新作業の必要性もチェックしてくれます。
つまり、契約状況の管理をシステムで自動判断してくれるのです。
これにより契約漏れが少なくなり、関係者への連絡などで無駄な時間を使わずに済みます。