電子ファイルの管理ツール
紙文書や整理されていない電子ファイルが、企業内に多数ある場合も多く、文書管理は1つの課題と言えるでしょう。
毎日新しい文書ファイルは作成され、管理して整理しないと、どんどんファイルは溜まるばかりであり、使いたいときに目的のファイルが見つからなくなります。
そんな悩みを解決するのが、PLEMIA eD-Binderです。
最新のファイル情報はもちろん、過去の情報、さらに検索により、今欲しい情報を瞬時に探せます。
さらに優れているのは、文書履歴を更新すれば、その情報も反映されます。
情報管理の場面で役立ち、個人情報保護なども機能にあるので、企業で安全に使えます。
企業で活用しながらも、情報漏洩にも対応しているので、安全に文書管理出来ます。
3つの機能
・履歴更新
ファイル管理は、それぞれのファイルの名前も重要です。
わかりにくい名前、似たような名前、統一性のない名前だと、管理するのが大変です。
しかし、自動的にバージョン番号が割り振られるので、改変しても統一性のある名前となり、管理しやすいです。
また、右クリック1つで行えるようになっているので、ファイル名の変更もすぐ行えます。
文書内容を変更すると、前の状態のファイルを保存して、履歴を作れます。
最新の文書がわかりながらも、過去の文書もあるので、何を変えたかもわかります。
・情報漏洩防止
企業のリスクを減らすには、情報漏洩を防がないとなりません。
いくら管理がしやすいといっても、情報が漏れてしまえば、管理する意味がなくなります。
そこで利用者を特定しやすくなっており、誰がファイルにアクセスしたかもわかるようになっています。
まずはアクセス権限のある人物しか、そのファイルにはアクセスできません。
管理システムの中では、ファイルの保存から改変まで、すべての操作において、誰が行ったか記録されるので、情報漏洩のリスクを減らせます。
・素早い検索機能
WindowsのOS上で動くすべてのアプリケーションのファイル、さらにフォルダを対象として、キーワード検索、プロパティ情報検索、そしてあいまい検索があり、欲しい情報をすぐに探せます。
キーワードは、複数の単語を指定し検索出来るので、一度に検索できます。
カテゴリーでも絞れるので、グーグル検索のように、詳細な検索が可能です。
ファイルの設定の、制作者や製作日時など、プロパティでも検索でき、あるファイルを探すために、特定の情報で検索できます。
また、officeで製作のファイルに関しては、文書中の単語でも検索できます。
これによって、特定のファイルに書かれた内容を検索して探すこともでき、欲しい情報をすぐに検索出来て、検索機能は便利です。