一元管理
企業にある文書などを、PDFにして、一元管理出来るシステムです。
PDF形式は、世界的に使われている形式であり、文書を電子化して管理することが可能です。
世界中で普及している形式であり、それはパソコンのOSを選ばず使うことが出来ます。
Windowsはもちろんのこと、Mac、さらにはLinux、Androidと、主要なOSはカバーします。
様々なOSと環境に対応しており、パソコンはもちろんのこと、タブレットなどでも閲覧することが出来るので、外出先などでも見られます。
専用のアプリを入れる必要はなく、ソフトウェアをダウンロードしておけば見られます。
またPDFの中身を編集することも可能となっており、一度PDFにしてからも編集できます。
ファイルはセキュリティ設定ができ、編集できなくする、コピーできなくするなども出来ます。
世界の行政機関でも使用されている形式なので、信頼性が高いです。
管理システムの種類
・文書管理
紙媒体の文書を、データ化してPDFにすることにより、保管スペースを確保する必要がなくなり、また文書の管理も楽になります。
電子化すると、膨大なファイルであっても、すぐに検索で探すことができ、ページをめくって中身を探すようなことをしなくても良いです。
登録することによって、効率的にファイルを管理でき、無駄な時間を使いません。
高度な検索機能を備えているので、必要な時に、探したいファイルをすぐに見つけ出せます。
リンク機能も付いているので、関連するファイルはリンクしておけば、いつでも関連ファイルも探せます。
スキャナーサービスもあるので、手書きの書類なども電子化出来ます。
紙の文書を電子化するメリットはいくつもあります。
印刷などのコストをなくし、紙を購入するコストもなくせます。
紙であれば保存すると時間と共に劣化しますが、電子化すれば劣化する心配はなく、紙のように保管スペースも必要ありません。
・電子帳票
独自形式の電子帳票を利用しており、PDFにして一括して管理できます。
文書はアーカイブ化することによって、自動化でき、検索機能やリンク機能を用いて、電子帳票においても文書と同じように管理できます。
情報資産と結びつければ、さらに電子帳票の価値を高くできます。
・e-文書
紙の媒体の文書は、電子化するためには、スキャナを使います。
その段階でスタンプを押すので、適した形式で保存することが出来ます。
取引所関係の領収書なども、電子化すれば、すべて紙媒体の書類は破棄することができ、管理コストを削減し、事務負担も減らせるでしょう。
電子化すれば、メールなどを通じてやりとりすることもでき、紙媒体のように、わざわざ郵送するなどしなくて済みます。