社交文書の書き方 |

ビジネス文書は、仕事をする人にとって作成すべき必要な文書になります。
最近では手書きや印刷された文章だけでなく電子メールやデジタルファイルなどの電子文書もビジネス文書に含まれることになります。

また、ビジネス文書は一般的な手紙の文書と異なることになるので、必ず理解しておかなければ仕事上のトラブルを生じてしまう危険があります。

ビジネス文書にはいくつかの種類が存在しており、これらの種類ごとに文書の内容は異なるとともに相手によっても書式や形式が異なるのがビジネス文書になります。

このビジネス文書というものは、社内のための文書と社外の文書に分類することができます。
社内の文書では、社内だけの情報を伝達するための手段や必要な情報を共有させるために発信する文書になります。
なかには社外秘や業務関係者以外に閲覧不可能な重要な文書を機密文書となります。

社外文書については社外に対する情報の伝達や情報の共有を目的として発信される公式な文書になります。
また、社内文書は目的や用途によって業務文書と社内文書に分類することができます。

業務文書では、社外の場合には取引文書も含まれることになるので、取引文書では契約書や注文書等業務に関係のある文書でも取引に関する文書が該当します。

社外文書では、挨拶状や祝い状等儀礼的な文書があります。
これを社交文書と呼びます。

この社交文書は、業務文書のように業務と直接関係する文書に該当しないのですが、取引先との人間関係を円滑にさせるために必要な文書と考えることができます。
そのため業務に間接的に関係する文書が社交文書になります。

社交文書は、季節によって複数の社交文書が存在しています。
この社交文書では、年賀状、暑中見舞いや残暑見舞いまたは寒中見舞いや病気見舞い等が社交文書として利用されることになります。

社交文書を書くときに気をつけたいのが時候の挨拶を必ず前文に記載することです。
ここで注意したいのが季節や月によって挨拶の内容は異なるので、社交文書を作成する時の時期を確認する必要があります。

末文については挨拶と頭語に対応した結語を書かなければ書き出しと終わりのバランスが取れなくなります。
これも注意する必要があります。

また宛名の後に書く脇付にも注意が必要です相手の敬称によっては記載する言葉が異なるので注意する必要があります。
企業と個人では異なることになるので必ず確認をする必要があります。

社交文書は、本来手紙やはがきに記載して相手に送る文書になりますが最近ではメールで済ませる場合があります。
たとえメールであっても社交文書の形式は変更することなく作成する必要があります。

出来れば上司に作成した文書を確認してもらうのも失礼の無い社交文書を作成する方法になります。