断りのビジネス文書 |

ビジネス文書に限ったことではありませんが断りをする際の文書や言い伝えることというのはとても言いづらいことです。
断りの表現は普通の手紙と一緒で返事は早ければ早いほうがいいでしょう。

返事を先延ばしにすれば相手がOKしてくれると期待してしまいますし、その挙句時間をかけた上で断れば相手の気持ちのショックも増えますし落胆することになり相手にとってはこの上ない不快感を感じますし信頼関係もなくなります。

ですが返事を出すためにはじかんが必要ですがどんな返事だったとしても、断りに関係なく早めに出すことがビジネスマナーでもあります。
では何かを断ることになった場合のビジネス文書の書き方を見てみましょう。

断りの文章を書く際ですが、断る内容や何か依頼することによる断りなのか、それによっても違いがあるかもしれませんが誠意を感じられる場合の以来なら断る文章の最初は依頼してくれたことへのお礼が必要です。

最初からたとえ丁寧な表現だったとしても断ることを前提にしていたのでは腹が立ちますので、会社の品位も問われてしまいます。

ですから最初はそれを依頼してくれたことへの感謝の気持ちを伝えることが大事です。
断る理由をちゃんと説明した上でそして断りの文章の前にお礼からです。

ただ断っただけでは相手は納得できませんし、断りますの一点張りだとそれでは相手に失礼に当たります。
ですから断りを入れる際の理由も必ず記載しておきましょう。ですがその断る理由は馬鹿正直に書く必要はないのです。

そのとおりに伝えれば相手が怒ることもありますので、もちろん当たり障りがない表現に買えた上で依頼してくれたことへのお礼とそして理由を書いて断ることが大事です。

無難に断る内容を考えて断りの文章を書きます。
正直に何でも書けばいいわけではないということです。

差しさわりがないことで相手と野信頼関係を損なわない程度の内容で書くことが大事です。
断りの場合は一時的な拒否だということでこれから先もまだまだ取引は続けたいということは強調しないといけません。

そして不本意であることと遺憾であることについても述べて正当な理由があったとしても遺憾だという表現を使うことが大事です。

断るということは口で伝えるのも億劫ですが、それを文書にすると相手の受け取り方も気になりますので、慎重にビジネス文書を書かなければいけません。
そうしなければ誤解を招くことにもなりますし失敗してしまうこともあるからです。