正確な文書作成が大切
ビジネス文書を作成する場合は正確な文章を心がけなければいけません。
自分では正しい表現だと考えながら作成した文書をもう一度読み返してみるとおかしな表現や間違った書き方をしている場合が多いものです。
何事も完璧な人間はいませんが、ビジネス文書においては職場を代表する文書になるため間違いは許されないと捉えて下さい。
文書管理を行う立場の人は特に注意しながら正しい表記で文書を作成するように心がけましょう。
参考：悪い文書の特徴
敬称の書き方
ビジネス文書の中で文頭に宛名の敬称を記載する時に迷ってしまうのが「様」と「殿」の使い分けです。
誰に宛てた文書なのかによっても異なりますが、一般的には「様」を使用します。
日常生活でも「お客様」と呼び、個人名を呼ぶ時には「さん」よりも「様」の方が丁寧で、目上の方に対しても失礼になりません。
プライベートの私信でも全く問題のない敬称になります。
日常的にはあまり使用しない「殿」をビジネス文書の中で用いる場合もありますが、官公庁をはじめとした公的機関で発行される文書については活用される場合が多いですが、現在ではあまり用いられなくなっています。
一般的に「殿」は目上の方に対して使うのは失礼と捉えている方が多いですが、実際にはそんなことはありません。
仕事上の文書なら使用しても問題ない場合が多いです。
例えば、会社名と所属部署がわかっていても個人名がはっきりわからない相手に対して文書を送付したい場合には様よりも殿を用いるのが適切です。
「○株式会社 総務部 経理課長殿」とした方が適切になります。
複数の方に対して発信する文書の場合、宛名を「各位」として更に敬称を「様」を付けているケースがあります。
多くの方が勘違いしているのが各位は敬称のことで、皆様という意味があるため更に敬称を付ける必要はありません。
例えば職場の従業員全員に対して発信する文書の場合、「従業員各位」とすると自分が目上の立場から発信しているのではないかと気にして、「従業員各位殿」「従業員各位様」と作成する文書管理者がいますが、これは間違いです。
実際には「従業員の皆様」という意味があるため、決して自分より立場が上の人に対しても失礼にあたる文書ではないのです。
誤字や脱字はもってのほか！
文書管理に携わる人間としては正しい文書を心がけなければいけませんが、誤字や脱字がある文書を作成してしまうととても恥ずかしい思いをすることになります。
特に注意したいのが誤字や脱字で、職場内ならまだしも外部に発信する文書では失礼にあたる場合もあるため十分注意しましょう。
タイピングの間違いが多く、「ご利用くさい」「こんにちわ」などと記載してしまうケースもよくあります。
文書が完成したらきちんと見直しをしてから発信することが大切です。