日常的な業務で書く場合が多い
ビジネス文書の中で取引上の文書を書く際に、適切な文書管理能力がなければ社会人としても恥をかくことになります。
徹底した文書管理スキルを発揮させるためにも、正しい書き方を身につけておくべきです。
ここでは取引上の文書によくある照会状と発注書の書き方について確認しておきましょう。
照会状
ビジネス上の取引で起こる様々な疑問を文書にして相手に送付するものが照会状になります。
相手に対して質問する内容が主になりますが、要点が明確に伝わる内容でなければ意図していた回答が得られない場合があります。
明確な回答が欲しい時にわざわざ照会状として文書に書き残す書類になるため、万が一の時には証拠となる文章を心がけたいものです。
例えば、注文していた商品がまだ届かないため、一体いつ到着するのか調べて欲しいと依頼する場合は、照会状を作った日時を必ず入れて下さい。
照会状と行き違いで商品が到着する可能性があるため、先方にも失礼にあたる可能性があるので照会状を作成した時点では未着であることを証明するために日付を忘れないで下さい。
表題は内容がわかりやすいように「未着商品のご照会」とすると良いです。
文頭は一般的な挨拶文を記載し、「さて」と話題を変えるように本来の目的である質問内容を記載しましょう。
本文の中でも「本日現在到着していない」と記載しておくと良いです。
最後にどのような対応をして欲しいのかを記載しておきます。
とにかく納期を調べて連絡が欲しい場合は「つきましては至急ご調査のうえ、納期をお知らせ下さい」と書いて下さい。
照会状のポイントは、内容が簡潔に相手に伝わるように書くことです。
発注書
商取引において必須になるのが発注書です。
取引内容が高額になる場合は契約書を取り交わすことになりますが、発注書では簡易的に注文内容を書き残すことができれば特に問題はありません。
簡易的とはいえ、注文した内容がわかりやすく記載されていなければ意味がありません。
正しい内容を記載して、確実な書類として残す必要があります。
記載する内容は注文した年月日、注文者（会社名、住所、電話番号、担当者名）、注文をする相手となる会社名、商品名、数量は必須です。
あらかじめ単価が決まっている商品については発注書にも単価を記載しておくと良いです。
納期や納品場所に指定がある場合はその旨記載しておくことを忘れないで下さい。
あらかじめ職場内で発注書のテンプレートが用意されている場合がありますので、テンプレートに沿った内容で記載しても構いません。
最低限必要となる注文内容が明確にわかるように書き残しておく必要があります。
発注書をもって請負契約書として活用する場合は、収入印紙が別途必要になる場合もあります。