人間関係を良好に保つために必要
ビジネス上のお付き合いを大切にしなければお互いに深い信頼関係で結ばれずに、取引がうまくいかなくなる場合があります。
どんなに親しい間柄でもきちんと礼儀をわきまえていなければ、社会人として恥ずかしい思いをすることになります。
文書管理を行うスキルを養うためにも社交上の文書を正しく書くスキルを身につけておきたいものです。
一般常識として文書管理担当者が覚えておきたい挨拶状や礼状の書き方をご紹介します。
挨拶状
ビジネス上の相手と良好な関係を保つためには挨拶状をきちんと送付することが大切です。
会社の一社員として送付するのか、会社として送付するのかによって書き方が異なります。
例えば転勤することになったことをお知らせすると共に、今までお世話になったことに対するお礼も兼ねて挨拶状を送る場合で考えてみましょう。
表題は「転任のご挨拶」として、文頭は一般的な挨拶の文章で書き出して下さい。
「さて」と話題を変えるように本題の転勤の内容をお知らせします。
伝えておかなければいけないのは、何日付けでどこに転勤することになるのかということです。
先方にとっては担当者が変わるのにあたって引き継ぎをして欲しい事項があるかもしれないので、かならず転勤する日付は伝えておくようにして下さい。
今までお世話になったことに対するお礼を書き、後任となる新しい担当者のことも紹介しておくと良いでしょう。
会社として挨拶状を送付する場合は、挨拶の文言と共にどのような内容で挨拶状を送付したのかが明確にわかる内容を箇条書きにして下さい。
例えば会社が他の場所に移転したことを知らせるための挨拶状の場合は、表題を「会社移転のご挨拶」として、会社移転をしたことの内容について挨拶の文章を書きます。
文末にはいつから業務を開始するのかと、新しい住所や電話番号、FAX番号を記載して下さい。
会社として発信する文書になるので、社名と社長名を必ず記載することを忘れないで下さい。
礼状
ビジネス状のお付き合いで良い関係を築くためには、何かをしてもらった事に対するお礼をするのがマナーとされています。
わざわざ礼状を作るのは面倒だと感じるかもしれませんが、たったこれだけの一手間が相手に良い印象を与えて良い結果に導くことになるので、ぜひ礼状の書き方をマスターして下さい。
礼状の内容は堅苦しい内容をあまり意識する必要はありません。
例えば詳細な資料を送ってもらってとても助かったという場合は、表題を「資料送付のお礼」として一般的な挨拶の文頭を添えて資料を送付してくれたことに対するお礼の文章を書いて下さい。
長々とお礼の言葉を書き連ねる必要はなく、感謝をしているという気持ちが伝われば良いと考えて下さい。