紙である必要性
大半の人が文書に対しての内容を付け加えたり修正したりする指示は口で伝えるメールや紙など手書きでやり取りをしているときと同じことを続けていますIT化や電子化がなぜ進んでいないのか、その理由は仕事の内容によっては紙でなければ無理なこともあるからです。
なんでもIT化すればいいというわけではないのです。
ですが最終的に電子ファイルにしているところが多いのですが、その途中の工程は電子ファイルでは行っていないところもあってこれも効率的に問題があります。これらの業務フローを改善することによってグループワークで実施されている効率の悪さは改善されるでしょう。
グループ全体での効率をアップさせることは業務フローを改善させることやIT化、デジタル化に対してのメリットを利用することとあわせて行うことが望ましいでしょう。
電子化のデメリット
問題となっているのは誰がいつ修正をしたのかわからない、最終のファイルがどれなのかわからない問題です。
ソフトウェア、バージョンによりファイルが開かない問題もあります。
電子ファイルで文書を管理していると必ずこのような問題に直面します。
これらの課題についても、最適な方法と使い方で改善することはできます。
ソフトウェア、バージョンにより開かない場合はふぇファクトスタンダードの電子ファイルの形式を使用すれば問題の改善いつながります。
PDFファイルならバージョンとは関係なしにファイルを開くことは可能です。
PDFを提供しているAdobeでは１つのプロジェクトに対して資料を１つにまとめることが可能なPDFポートフォリオの機能もありますし、紙の文書をスキャナーしたファイルを手軽にファイル検索可能な機能もあるためにこれらを文書管理として使えば効率化が可能になります。
そして動画、音声もPDFファイルの中に埋め込み、印刷やコピー、閲覧をすることに対してはそれぞれにセキュリティ設定を設けるなどするだけで共有の効率化も図れることにつながります。
毎日のグループワークの中で、紙しか無理だと思っている仕事も見直してみると意外と効率化を求めて改善することはできるかもしれません。
ちょっとした改善を行うことによって効率化可能になったりコストを削減することにもつながるのです。
紙文書をPDFにしただけで検索する作業にかかかる時間が４０分の１にまで短縮することができるという話も出ていますのでコスト削減だけでなく、時間の短縮にもつながりますのでかなりメリットとしては大きいでしょう。