コミュニケーションの方法
現代はいろいろな文書が職場でやり取りされていると思いますがパソコンもインターネットも普及している今、コミュニケーションをとる方法としては、紙、電話、ファックスからメールに変わっています。
しかしだからといって文書作成がまったくなくなることはありません。編集をする段階や修正をする中では効率が悪い紙の文書でのやり取りもまだまだ行われているのが現状です。
効率の悪さだけが課題なのではなくて、課題の解決がなかなか進まないのも問題です。
いろいろな文書管理の課題をそれぞれの会社が抱えているわけですが、たとえばどんな課題があるのか見ていきましょう。
例えば紙の管理はいろいろな問題があるのですが電子ファイルにしたところで多くの人と作業をする際にやりにくくなります。
職場での文書活用に関してのアンケートをとったところ、文書管理は保管をする場所の確保が大変、コストがかかるという問題があげられますし、資源の無駄が多いこと、探すのに時間がかかってしまうことなどもあげられます。
紙の限界
紙の管理をするのに限界があることを示唆しているもので、これらが文書管理の現在の課題といってもいいでしょう。
もし、紙ではなく電子ファイルで文書管理をしたとしても同じです。
誰がいつ修正をしたのかわからない問題がでてきますし、最終版のファイルがどれなのかわからなくなるデメリットもあります。
ソフトウェアがアップデートすればこれまで開いていたファイルが開かないこともありますので、これもデメリットです。
文書管理の課題はたくさんあるのに、その取り組みがなかなか進まないのはなぜでしょうか。
何らかの解決策を探して行っているところもありますが結局はコスト削減くらいしかできずになかなか根本的な改善にはつながらないようです。
効率化を求めてIT化は進みましたがデジタル化が大きくなったメリットは効率のよさにあります。
ですが文書管理に関してのデジタル化によって効率アップされる点というのは進んでいません。
グループワークの効率化、それは業務フローを見直す必要がありますが、どこの会社もまだ業務フローを改善することに関しては手をつけられていないのが現状なのです。
職場の大半の人が電子ファイルを作ったり、修正をグループで行っているのですがグループ全体で改善しなければ１人だけ効率化を図ったところで何の改善にもつながりません。
全体で考えることが文書管理の問題解決につながります。