マイナンバーに対応する
2015年に成立したマイナンバー制度は、マイナンバーを配布してから、すぐに詐欺が起こる、配布が遅れる、配布漏れがあるなど、問題が多発しました。
全企業もこの制度の対象となっており、扱いは慎重に行わないとなりません。
また、これと同時にe-文書法も成立し、文書管理の仕方がはっきりと定められました。
これによって紙によって保存していた文書は、電子化して保存しないとならなくなり、帳簿なども対象です。
それは日常的に製作する文書の他に、取引先との明細書や領収書なども含まれます。
社内にある紙の文書は、すべて電子化しないとならず、企業にとっては大きな負担でしょう。
セキュリティ面から選ぶ
マイナンバー制度の導入によって、特に気にしないといけない部分は、セキュリティです。
制度のガイドラインにも定められており、情報漏洩などを防ぐようにします。
・アクセス制御
まずは社内の人間において、アクセスできる人間を制限することです。
それは認証を使えるかどうか見ておき、また管理者を設定できるか、管理権限を設定できるかなども見ます。
セキュリティ面を見るならば、まずは社内で安全に使えるか見ましょう。
・外部からのアクセス
インターネットに接続して使うならば、外部からのアクセスも考えます。
これは外部から不正にアクセスされない仕組みになっているか見ておき、またどうしてもアクセスが必要な時は、権限を与えてアクセスさせます。
・情報漏洩
情報漏洩の防止のための手段としては、暗号化があります。
管理ツールで暗号化できるかを見ておき、さらにはダウンロード禁止、印刷禁止なども行えると良いでしょう。
こちらに関しても、必要とあれば、権限を与えて行える方が良いです。
・廃棄機能
個人番号や、電子媒体の廃棄機能は必須といえます。
管理する中では不要となる個人番号や、また不要な電子データもあるので、廃棄できないと、古いデータが溜まるばかりです。
利用状況を把握するためには、システムログ機能はあった方が良いです。
e-文書法対策
まずは、二重入力がなく、機能として重複して入力できないようになっていると良いです。
うっかりと重複して入力してしまうと、同じ情報が2つあることになり、管理システムとしては使いにくくなり、不都合も発生するでしょう。
システム間でも連携して、重複チェックが行なえると良いです。
さらには改ざん防止も考えないとならず、これはタイムスタンプを利用します。
データ作成して、スタンプを押すことによって、作成した情報を記録するので、改ざんすると元のデータと違い、すぐにわかります。
この機能もあるかどうか、管理ソフトを選ぶときには、確かめるようにしましょう。